Schatten-IT bezeichnet alle Hard- und Softwarelösungen, die Mitarbeitende ohne Zustimmung der IT-Abteilung nutzen – von privaten Cloud-Speichern bis zu ChatGPT-Accounts. 80% der Mitarbeitenden verwenden nicht genehmigte SaaS-Tools (Frost & Sullivan, 2013), was massive Sicherheitsrisiken, Datenverluste und Compliance-Verstöße zur Folge hat.
Hier erfährst du, was Schatten-IT ist, welche Risiken sie birgt und und wie du sie kontrollieren kannst.
Unternehmen, die ihre Schatten-IT nicht in den Griff bekommen, kämpfen nicht nur mit Sicherheitsrisiken – sie verbauen sich auch den Weg zu erfolgreichen KI-Strategien.
Das klingt provokant, ist aber Realität. Denn Schatten-IT, also unkontrollierte oder nicht freigegebene IT-Tools, sind ein massives Risiko für Sicherheit, Datenmanagement und Effizienz – also genau die Grundlagen, auf denen jede erfolgreiche KI-Strategie aufbaut.
Und die Zahlen zeigen: Seit dem Boom von KI wird das Problem nur noch größer.
Laut einer aktuellen Bitkom-Studie (2025) gehen 4 von 10 Unternehmen in Deutschland davon aus, dass ihre Beschäftigten private KI-Tools wie ChatGPT & Co. im Arbeitsalltag einsetzen – meist ohne Abstimmung mit der IT-Abteilung.
Dieser unkontrollierte Einsatz wird auch als Schatten-KI bezeichnet – und ist im Grunde die kleine, aber auffällige Verwandte eines viel größeren Problems: der Schatten-IT.
Denn Schatten-KI ist nicht die Ursache, sondern das Symptom einer tieferliegenden Entwicklung – einer IT-Landschaft, in der Mitarbeitende regelmäßig eigene Wege gehen, weil offizielle Systeme zu starr, zu langsam oder schlicht zu unpraktisch sind.
Mit anderen Worten: Schatten-KI ist nur die Spitze des Eisbergs. Darunter verbirgt sich ein alltägliches Phänomen, das längst quer durch alle Branchen und Abteilungen läuft: die Schatten-IT.
Schatten-IT (auch: Shadow IT) klingt nach etwas Heimlichem – und genau das ist sie auch. Sie beschreibt alle Hard- und Softwarelösungen bzw. alle IT Ressourcen, die Mitarbeitende ohne Zustimmung oder Wissen der IT-Abteilung nutzen. Beispiele für Shadow IT sind u. a. selbst installierte Tools, private Cloud-Speicher oder Chat-Programme – von Google Drive über Trello bis hin zu privaten ChatGPT-Accounts. Kurz gesagt: Alles, was im Verborgenen oder außerhalb der offiziellen IT-Infrastruktur läuft, ist Teil der Schatten-IT.
Schatten-IT entsteht meist aus einem pragmatischen Grund: Mitarbeitende wollen ihre Arbeit effizienter erledigen – stoßen aber auf starre Prozesse, langsame Freigaben oder unflexible Systeme.
Im Büroalltag sind das die kleinen „Abkürzungen“, die den Arbeitsalltag vermeintlich erleichtern sollen:
Dateien auf privaten Google-Drives speichern
schnelle Absprachen über WhatsApp
Notizen in privaten OneNote- oder Evernote-Accounts
Nutzung von ChatGPT über private Logins
oder schlicht: Excel-Listen, die parallel zu offiziellen Tools geführt werden
Auf den ersten Blick wirkt das harmlos, praktisch sogar. Doch diese Bequemlichkeit hat ihren Preis: Was als kleine Abkürzung beginnt, kann schnell ein erhebliches Sicherheitsrisiko, verlorenes Wissen und ineffiziente Arbeitsprozesse für das Unternehmen bedeuten – die typischen Probleme der Schatten-IT.
Der Reiz von Schatten-IT liegt auf der Hand: Sie ist schnell, flexibel und unkompliziert.
Aber genau darin liegt das Problem. Denn wenn Tools ohne zentrale Kontrolle eingesetzt werden, entstehen Sicherheitslücken, Datensilos und Ineffizienzen, die sich kaum noch überblicken lassen.
Studien zeigen, wie weit verbreitet und riskant Schatten-IT inzwischen ist: Laut Frost & Sullivan (2013) nutzen rund 80 % der Mitarbeitenden SaaS-Anwendungen, ohne dass die IT-Abteilung davon weiß oder sie genehmigt hat. Eine aktuelle Capterra-Studie (2023) ergab zudem, dass 76 % der Führungskräfte in kleinen und mittleren Unternehmen Shadow IT als Bedrohung für die Sicherheit ihres Unternehmens sehen. Und laut dem Infosecurity Magazine (2023) haben 85 % der Unternehmen in den letzten zwei Jahren Cyber-Vorfälle erlebt – 11 % davon waren direkt auf Schatten-IT zurückzuführen.
Was in der Praxis passiert, sieht oft so aus:
Eine Datei wird auf einem privaten Drive geteilt, um „schnell was fertig zu kriegen“.
Ein Kollege erstellt ein eigenes Notion-Board, weil das Projekttool „zu kompliziert“ ist.
Und plötzlich sind wichtige Projektdaten über zig Kanäle verstreut – Chatverläufe, Mails, persönliche Clouds.
Das Ergebnis sind die typischen Schatten-IT Risiken:
Wenn sensible Informationen über private Cloud-Speicher oder ungesicherte Tools laufen, verliert die IT-Abteilung jede Kontrolle darüber, wer Zugriff hat – ein Einfallstor für Datenlecks und Cyberangriffe.
Wenn Dateien parallel auf persönlichen Drives, in E-Mails oder Chats liegen, geht wertvolle Zeit bei der Suche nach aktuellen Versionen verloren.
Unterschiedliche Tools und individuelle Workarounds sorgen dafür, dass Informationen nicht zentral verfügbar sind – Teams arbeiten aneinander vorbei.
Schatten-IT kann bestehende Sicherheits- und Compliance-Vorgaben unterlaufen – etwa beim Umgang mit personenbezogenen Daten oder beim Speichern sensibler Dokumente – und so rechtliche Risiken oder Bußgelder nach sich ziehen.
Unterm Strich schafft Schatten-IT also genau das Gegenteil dessen, was sie eigentlich lösen sollte: Statt reibungsloser Abläufe entstehen Reibungsverluste, Sicherheitsrisiken und das Vertrauen in die digitale Infrastruktur sinkt.
Wir alle kennen es: Ein neues Tool verspricht, den Arbeitsalltag zu erleichtern – und ehe man sich versieht, hat man sich mit der privaten E-Mail-Adresse registriert. Aber wie lässt sich verhindern, dass aus diesen kleinen Abkürzungen ein strukturelles Risiko wird?
Unternehmen stehen beim Thema Schatten-IT vor der Herausforderung, die Balance zwischen IT-Sicherheit, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit zu finden. In der Praxis haben sich drei grundsätzliche Ansätze herauskristallisiert – zwei davon sind weit verbreitet, aber problematisch, während der dritte Ansatz als langfristig erfolgversprechend gilt.
Der nageliegendste Reflex besteht darin, sämtliche nicht offiziell genehmigten Anwendungen zu blockieren. Auf den ersten Blick verspricht dieser Ansatz Kontrolle und Sicherheit.
In der Praxis führt ein solcher „eiserner Vorhang“ jedoch häufig zu Frustration: Mitarbeitende, die hilfreiche Werkzeuge nicht mehr verwenden dürfen, suchen sich alternative Wege, oft noch unkontrollierter als zuvor. Das Ergebnis ist eine Zunahme von Schatten-IT im Verborgenen und ein sinkendes Vertrauen in die IT-Abteilung.
Ein anderer Ansatz besteht darin, bereits genutzte Tools offiziell zuzulassen. Auf den ersten Blick wirkt dies pragmatisch und nutzerorientiert – bis man merkt, dass jeder mit anderen Tools arbeitet.
Dadurch entsteht häufig eine unübersichtliche Toollandschaft: Informationen liegen verstreut in unterschiedlichen Systemen, Lizenzkosten steigen, und IT-Teams geraten an ihre Kapazitätsgrenzen. Statt Vereinheitlichung entsteht Chaos, nur diesmal auf offiziellem Briefpapier.
Der nachhaltigste Ansatz liegt in der gestaltenden Integration offizieller Tools. Offizielle Systeme müssen so einfach, intuitiv und nützlich sein, dass sie für Mitarbeitende der bequemste Weg zur Erledigung ihrer Arbeit sind.
Dies gelingt durch:
Einführung benutzerfreundlicher Systeme, die reale Arbeitsprozesse abbilden,
Etablierung von Schulungen und internen Champions als Ansprechpartner,
Berücksichtigung von Nutzerfeedback zur kontinuierlichen Anpassung der Tools an die Anforderungen der Teams.
Ziel dieses Ansatzes ist es, den Einsatz von Schatten-IT nicht durch Verbote, sondern durch Attraktivität und Nutzen zu minimieren. Mitarbeitende greifen nur dann zu inoffiziellen Lösungen, wenn offizielle Tools ihre Arbeit behindern. Wenn sie also spüren, dass die offiziellen Lösungen ihre Arbeit wirklich erleichtern, verschwindet der Drang, auf Schatten-IT auszuweichen. Auf diese Weise reduziert ein nutzerzentrierter Ansatz das Risiko von Schatten-IT und unterstützt gleichzeitig eine nachhaltige digitale Kulturentwicklung im Unternehmen.
Um zu verstehen, wie Schatten-IT in der Praxis wirkt und wie Unternehmen sie erfolgreich in den Griff bekommen, lohnt sich ein Blick auf die Erfahrungen eines unserer Kunden, in diesem Beitrag unter dem fiktiven Namen „Pommesbude AG“ geführt (aus datenschutzrechtlichen Gründen). Ein mittelständisches Unternehmen, das typischerweise mit verstreuten Tools und inoffiziellen Workarounds zu kämpfen hatte.
In der Pommesbude AG nutzten Teams parallel verschiedene Tools wie Trello, Asana, Notion, Evernote und unterschiedliche SharePoint-Instanzen – teilweise mit kostenpflichtigen Lizenzen, teilweise über private Free-Versionen. Die Folgen waren deutlich spürbar:
Informationsverluste: Wichtige Daten lagen verstreut in privaten Accounts oder Chatverläufen.
Ineffizienz: Aufgaben wurden „auf Zuruf“ verteilt, Projektstände waren unübersichtlich, und Mitarbeitende verbrachten viel Zeit mit der Suche nach Informationen.
Onboarding-Probleme: Neue Mitarbeitende hatten nach Monaten noch keinen klaren Überblick über laufende Projekte und genutzte Systeme.
Wissensverlust: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verließen, nahmen sie oft wertvolles Know-how mit – gespeichert in privaten Tools.
Angesichts dieser Herausforderungen entwickelte entschied sich das Unternehmen für einen strukturierten Ansatz, der die Prinzipien des „goldenen Mittelwegs“ umsetzt: Offizielle Tools sollten nicht nur eingeführt, sondern so gestaltet werden, dass Mitarbeitende sie freiwillig und effizient nutzen.
Durch die Einführung von Confluence für das Wissensmanagement und Jira für Aufgaben- und Projektmanagement wurden zentrale Anlaufstellen geschaffen. So sind alle Informationen gebündelt verfügbar, statt in privaten Tools oder verstreuten Kanälen zu liegen. Dies entspricht dem Kern des goldenen Mittelwegs: bequeme, offizielle Systeme statt inoffizieller Workarounds.
Aufgaben werden nicht mehr über Chats verteilt. Stattdessen sorgen definierte Richtlinien für Aufgabenbeschreibungen, Aufwandsschätzungen und Deadlines für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Mitarbeitende wissen genau, wo sie Informationen finden und wie Prozesse ablaufen.
Die Überführung von Daten aus privaten Tools in die offiziellen Systeme stellt sicher, dass bereits existierende Arbeit und Wissen nicht verloren geht, und verhindert gleichzeitig, dass alte Schatten-IT-Strukturen weiter genutzt werden. Dies ist ein praktisches Beispiel dafür, wie der goldene Mittelweg Kontrolle und Nutzerfreundlichkeit kombiniert.
Trainings zur effizienten digitalen Zusammenarbeit, interne Champions als Ansprechpartner und die Einbindung des C-Level-Teams als Vorbilder fördern eine aktive Nutzung und Akzeptanz der Systeme. So werden Mitarbeitende motiviert, die offiziellen Tools freiwillig einzusetzen, statt auf Schatten-IT auszuweichen.
Die Maßnahmen führten zu messbaren Verbesserungen:
Sichere, zentralisierte Systeme mit konsistentem Berechtigungsmanagement.
Reduzierter Informationsverlust und deutlich höhere Effizienz, da alle Daten an einem Ort verfügbar waren.
Bessere Zusammenarbeit und Transparenz: Teams konnten projektübergreifend arbeiten, ohne auf inoffizielle Workarounds zurückzugreifen.
Beschleunigtes Onboarding: Neue Mitarbeitende konnten sofort produktiv arbeiten.
Nachhaltige Kulturentwicklung: Mitarbeitende nutzten die offiziellen Tools freiwillig, weil sie funktional und benutzerfreundlich waren.
Wir haben die Pommesbude AG auf diesem Weg begleitet und unterstützt, die Balance zwischen Sicherheit, Effizienz und Nutzerfreundlichkeit zu finden. Gemeinsam haben wir die offiziellen Systeme so gestaltet, dass sie den Arbeitsalltag erleichtern, bestehende Daten integriert und die Mitarbeitenden aktiv in die Nutzung eingebunden werden. Dieses Vorgehen zeigt: Schatten-IT lässt sich nur dann erfolgreich kontrollieren, wenn technische Lösungen, klare Prozesse und digitale Kulturentwicklung Hand in Hand gehen. Ein rein technischer oder restriktiver Ansatz wäre in dieser Situation gescheitert.
Schatten-IT lässt sich nicht einfach wegverbieten. Sie entsteht aus dem Arbeitsalltag deiner Mitarbeitenden. Die Lösung liegt darin, Schatten-IT Risiken zu erkennen und gezielt zu steuern. Mit diesen 5 Schritten kannst du Schatten-IT in deinem Unternehmen kontrollieren:
Bevor du etwas verbessern kannst, musst du wissen, was überhaupt genutzt wird.
→ Analysiere, welche inoffiziellen Tools im Einsatz sind, wo Daten liegen und welche Prozesse davon betroffen sind.
→ Migriere diese Daten Schritt für Schritt in offizielle, zentral gemanagte Systeme.
→ Räume früh auf, damit Wildwuchs nicht weiter passiert.
Schatten-IT entsteht oft, weil der offizielle Weg zu kompliziert ist.
→ Definiere einfache, eindeutige Prozesse für Dateiverwaltung, Kommunikation, Projektmanagement & Freigaben.
→ Mach transparent, welche Tools wofür genutzt werden sollen – und welche nicht.
Viele Mitarbeitende greifen zu „inoffiziellen“ Lösungen, weil sie sich mit den offiziellen Tools überfordert fühlen.
→ Biete praxisnahe Schulungen an, die echte Use Cases erklären – nicht nur Funktionen.
→ Sensibilisiere für die Risiken von Schatten-IT.
→ Fördere eine Kultur, in der Fragen erlaubt sind und digitale Unsicherheiten offen angesprochen werden.
Wenn das offizielle System angenehm zu bedienen ist, verschwindet Schatten-IT fast von selbst.
→ Wähle Tools, die intuitiv funktionieren.
→ Stelle sicher, dass sie sauber miteinander integriert sind.
→ Reduziere Tool-Chaos, indem du Doppelstrukturen vermeidest.
Verbote alleine bringen wenig – aber technische Leitplanken helfen enorm.
→ Einrichtung von Zugriffsrechten & Rollen
→ Klare Freigabeprozesse für neue Tools
→ Verhindern, dass Mitarbeitende wahllos Software installieren können
→ Monitoring, um neue Schatten-IT früh zu erkennen
Wer diese Maßnahmen konsequent umsetzt, sorgt dafür, dass offizielle Tools zum bevorzugten Weg für alle Mitarbeitenden werden. Gleichzeitig werden Sicherheitsrisiken minimiert, Wissen bleibt im Unternehmen erhalten, und Prozesse werden transparenter. So wird Schatten-IT nicht länger zum Risiko, sondern zum kontrollierbaren Teil einer modernen, digitalen Arbeitsweise.
Schatten-IT lässt sich nicht wegverbieten, aber gezielt steuern. Mit der richtigen Strategie, attraktiven offiziellen Tools und klaren Prozessen wird aus dem Sicherheitsrisiko ein kontrollierbarer Teil der digitalen Arbeitsweise.
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