Wer kennt das nicht:
Das Marketing sammelt fleißig Leads in einer Excel-Liste.
Der Vertrieb arbeitet mit einem selbstgebauten Tool, um Angebote zu tracken.
Der Service hat längst ein Ticketsystem etabliert, in dem viele Kundendaten landen.
Auf den ersten Blick wirkt das völlig normal. Jeder Fachbereich organisiert sich so, wie es gerade am besten passt.
Doch was passiert im Alltag?
Das Marketing sieht nicht, welche Leads bereits kurz vor dem Abschluss stehen.
Der Vertrieb verpasst wertvolle Infos über häufige Serviceprobleme, die ein starkes Verkaufsargument wären.
Der Service erfährt nichts von laufenden Angeboten und kann Kunden nicht proaktiv unterstützen.
Das Ergebnis: Alle drei Abteilungen hätten von den Daten der jeweils anderen profitieren können, aber weil jeder „sein eigenes Ding“ macht, bleibt dieses Potenzial ungenutzt.
Und genau darin liegt das Problem: Dieses scheinbar Praktische führt in Wirklichkeit zu Silodenken, Inselwissen, Informationssilos und Insellösungen – Phänomene, die eng miteinander verknüpft sind und Unternehmen langfristig ausbremsen.
Silodenken beschreibt das Verhalten, wenn Abteilungen oder Teams nur innerhalb ihrer eigenen Strukturen arbeiten und kaum über den Tellerrand schauen. Austausch findet nur sporadisch statt, Wissen bleibt im eigenen Bereich „gefangen“ und fließt nicht dorthin, wo es gebraucht wird.
Ein Silo im Unternehmenskontext ist dabei eine Art abgeschotteter Wissensbereich – ein „Wissenssilo“ oder „Abteilungssilo“. Informationen werden dort gehortet und stehen anderen nicht zur Verfügung.
Eng verbunden damit sind Informationssilos – Wissensbereiche, die absichtlich oder unabsichtlich nicht geteilt werden. Man könnte sie auch als „geschlossene Wissensblöcke“ oder „Dateninseln“ bezeichnen.
Die logische Folge sind häufig Insellösungen: kleine Tools, Excel-Tabellen, Notizen oder Workarounds, die Teams unabhängig voneinander bauen, um ihre eigenen Prozesse zu optimieren. Diese Lösungen funktionieren zwar lokal, sind aber nicht miteinander vernetzt und schaffen so neue Silos.
Beispiel aus der Praxis:
Marketing sammelt Leads in einer eigenen Excel-Liste.
Vertrieb nutzt ein internes Tool, um Angebote zu verfolgen.
Service arbeitet mit einem Ticketsystem, in dem viele Kundendaten landen.
Jede Abteilung löst das gleiche Problem – doch weil niemand die Daten der anderen nutzt, bleiben Chancen ungenutzt: Marketing weiß nicht, welche Leads kurz vor dem Abschluss stehen, Vertrieb sieht keine häufigen Serviceprobleme, die als Argument dienen könnten, und Service kennt die laufenden Angebote nicht, um Kunden proaktiv zu unterstützen.
Dieses Beispiel zeigt, wie Silodenken, Inselwissen, Informationssilos und Insellösungen zusammenwirken: Wissen wird fragmentiert, Teams arbeiten isoliert und das Unternehmen als Ganzes verliert an Effizienz und Innovationskraft.
Auf den ersten Blick wirkt alles harmlos: Jede Abteilung hat ihre eigenen Lösungen, die scheinbar gut funktionieren. Doch genau das macht das Silodenken tückisch. Informationssilos führen dazu, dass:
Prozesse verlangsamt werden, weil Informationen mehrfach gesucht oder abgefragt werden müssen.
Fehler sich häufen, da unterschiedliche Teams mit unvollständigen oder widersprüchlichen Daten arbeiten.
Potenziale ungenutzt bleiben, weil wertvolles Wissen isoliert bleibt und nicht geteilt wird.
Mitarbeitende aneinander vorbeiarbeiten, statt sich auf gemeinsame Ziele zu konzentrieren.
Entscheidungen auf unvollständigen Informationen basieren, was zu ineffizienten oder falschen Maßnahmen führt.
Doppelarbeit entsteht, da Teams dieselbe Aufgabe mehrfach lösen, ohne es zu merken.
Im schlimmsten Fall gehen wichtige Daten verloren oder Projekte scheitern, weil niemand die ganze Geschichte kennt.
Silodenken, Inselwissen und Informationssilos lassen sich nicht von heute auf morgen beseitigen, aber mit gezielten Maßnahmen können Unternehmen langfristig vernetzt und effizient arbeiten.
Der erste Schritt besteht darin, die bestehenden Silos bewusst wahrzunehmen. Das ist ein klassischer Bestandteil von Change Management, denn bevor Veränderungen umgesetzt werden können, muss klar sein, wo die Engpässe und Blockaden liegen. Fragen, die helfen:
Welche Tools und Datenbanken nutzen andere Abteilungen?
Welche Informationen werden nicht geteilt?
Wer verfügt über entscheidendes Wissen, das nur lokal zugänglich ist?
Wer die isolierten Strukturen erkennt, kann gezielt Maßnahmen planen, um Silos aufzulösen.
Hier kommt Wissensmanagement ins Spiel. Gemeinsame Plattformen, transparente Dokumentation und klar definierte Schnittstellen zwischen Teams sorgen dafür, dass Wissen nicht verloren geht. So wird der Informationsfluss kontinuierlich und bereichsübergreifend gewährleistet – und Insellösungen lassen sich in ein gemeinsames System integrieren.
Technik allein reicht nicht. Es ist auch entscheidend, eine Kultur zu fördern, in der Wissen geteilt wird, Verantwortung kollektiv getragen wird und Informationen nicht „gehortet“ werden. Regelmäßiger Austausch, offene Kommunikation und kleine Rituale zur Wissensweitergabe helfen, das Unternehmen nachhaltig zu vernetzen und die Veränderungsprozesse zu verankern.
Am Ende geht es nicht darum, jede Excel-Tabelle oder jedes Spezialtool abzuschaffen. Vielmehr müssen Unternehmen sicherstellen, dass Wissen nicht verloren geht und dass Insellösungen in ein gemeinsames Ganzes integriert werden. So entsteht ein lebendiges Wissensfundament, auf das alle zugreifen können und das nicht nur die tägliche Zusammenarbeit erleichtert, sondern auch die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichert.
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