Warum du die wichtigsten Software-Kategorien kennen solltest und wie du typische Fehler vermeidest
Du stehst vor einem Problem und denkst: "Das löse ich mit Software." Aber wo fängst du an zu suchen? Bei Google? Bei irgendwelchen Vergleichsportalen? Oder hörst du auf das Marketing, das dir verspricht, dass ein Tool alle deine Probleme löst?
Stop. Bevor du dich in der endlosen Software-Landschaft verlierst, solltest du die Grundlagen kennen: Software-Kategorien.
Warum Software-Kategorien so wichtig sind
Genauso wie du keinen Nagel mit einem Schraubenzieher in die Wand hämmerst, solltest du auch nicht versuchen, ein CRM-Problem mit einer Tabelle zu lösen. Software-Kategorien sind wie Werkzeugkästen – jeder hat seinen Zweck und seine Stärken.
Das Problem: Viele Softwareanbieter versprechen dir die eierlegende Wollmilchsau. "Hier, kauf dieses eine Tool und dann brauchst du nie wieder was anderes." Die Realität sieht anders aus.
Die erste Frage sollte immer sein: In welche Kategorie gehört mein Problem?
Die wichtigsten Software-Kategorien im Überblick
1. Workspace Software: Das Fundament
Die Entscheidung, die lange anhält
Was ist das? Google Workspace oder Microsoft Office 365 – die digitale Grundausstattung deines Unternehmens.
Wann brauchst du es? Sofort. Das ist das Fundament für alles andere.
Der größte Fehler: Zwei verschiedene Workspace-Systeme parallel zu betreiben. Das führt zu Chaos bei der Benutzerverwaltung.
Der zweite große Fehler: Jahrelang alles über Tabellen abzuwickeln, was eigentlich in spezialisierte Software gehört.
2. Die "Zu-spät-Kategorie": CRM und ERP
Software, die meistens zu spät eingeführt wird
CRM (Customer Relationship Management)
Wofür? Kundendaten, Vertrieb, Marketing – alles rund um deine Geschäftsbeziehungen.
Wann solltest du starten? Wenn eine Person nicht mehr alle Geschäftskontakte im Kopf haben kann. Je nach Geschäftsmodell kann das sehr früh sein.
Typischer Fehler: Jahrelang Excel-Listen pflegen und dann merken, dass der Datentransfer in ein echtes CRM ein Albtraum wird.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Wofür? Warenwirtschaft, Lagerverwaltung, Produktion – alles mit physischen Gütern.
Wann? Sobald du mit physischen Produkten handelst und Warenströme verwalten musst.
Warum früh anfangen? ERP-Projekte sind komplex. Auf der grünen Wiese starten ist immer einfacher als ein gewachsenes Chaos zu entwirren.
3. Die "Zu-komplex-Kategorie": Projektmanagement & Automation
Software, bei der man meist zu komplex anfängt
Projektmanagement-Software
Das Problem: Du verlierst den Überblick, wer woran arbeitet und wann was fertig wird.
Die Lösung: Projektmanagement-Tools wie Jira, Monday oder Asana.
Der typische Fehler: Sofort das komplette Gegenteil des aktuellen Zustands aufbauen wollen. Statt schrittweise zu verbessern, werden komplexe Luftschlösser geplant, die niemand nutzt.
Besser so: Klein anfangen. Was ist das drängendste Problem eures Listenwesens? Das lösen. Dann das nächste.
No-Code Automation
Was ist das? Tools wie Zapier, n8n oder Make, die verschiedene Software miteinander verbinden.
Wann sinnvoll? Erst wenn dein Tool-Stack stabil läuft und du wirklich verstehst, welche manuellen Schritte sich wiederholen.
Der Fehler: Zu früh automatisieren. Du kannst schlechte Prozesse nicht mit Automation heilen.
4. Das "Nette": Knowledge Base/Wiki
Unkompliziert, hoher Mehrwert
Wofür? Interne Dokumentation, Prozesse, Wissen teilen – dein internes Wikipedia.
Warum wichtig? Informationssuche macht einen Großteil des Arbeitstags aus. Eine gute Knowledge Base spart allen Zeit.
Der Vorteil: Einfach einzuführen, macht Spaß, wird gut angenommen. Mit KI-Features sogar noch mächtiger.
Die goldenen Regeln für Software-Entscheidungen
1. Kategorie vor Anbieter
Erst klären: In welche Kategorie gehört mein Problem? Dann innerhalb der Kategorie Anbieter vergleichen.
2. Nicht zu früh, nicht zu spät
- CRM/ERP: Lieber früh anfangen, auch wenn's komplex wird
- Projektmanagement/Automation: Klein starten, iterativ ausbauen
- Knowledge Base: Kann nie schaden
3. Den Wechselzeitpunkt erkennen
Neuer Mitarbeiter braucht ewig, um euer selbstgebautes System zu verstehen? Zeit für professionelle Software.
4. Nicht alles auf einmal
Schritt für Schritt. Jede Verbesserung muss erstmal gelebt werden, bevor die nächste kommt.
Fazit: Weniger Bauchgefühl, mehr Systematik
Software-Kategorien zu kennen ist wie ein Kompass in der IT-Landschaft. Du verschwendest weniger Zeit mit der Suche, triffst bessere Entscheidungen und vermeidest teure Fehlgriffe.
Die nächste Software-Entscheidung steht an? Frag dich zuerst: In welche Kategorie gehört mein Problem?
Dieser Artikel basiert auf Folge 01 des "Digitale Tanzformation" Podcasts. Hör gerne rein, wenn du tiefer ins Thema eintauchen möchtest.
Noch Fragen zu Software-Kategorien? Schreib mir eine Mail an marina@noditch.de oder auf LinkedIn.
